Аренда офиса: за что платим?

На чем экономят арендодатели, и как сэкономить самому.

Бизнесмены с особым вниманием следят за своими эксплуатационными расходами. Как говорится, копейка рубль бережет. Такая позиция вполне понятна и обоснована: знать, из чего именно складываются платежи за аренду  - значит иметь возможность уменьшить расходы на эксплуатацию объекта.

Эксплуатационные расходы

В эту категорию входят все затраты, направленные на обеспечение полноценного функционирования объекта и комфортного пребывания в нем арендаторов.

Основные направления:

1. Расходы на техническую эксплуатацию всех инженерных систем: ежедневные осмотры, планово-предупредительные и регламентные работы, текущий ремонт систем кондиционирования и вентиляции, лифтового хозяйства, тепловых сетей, водоснабжения, канализации, электросетей, систем пожарной безопасности, контроля доступа и видеонаблюдения, охранной сигнализации. Входит сюда и косметический ремонт здания и обслуживание парковки.

2. Затраты на уборку и благоустройство:  уборка помещений и уход за внешним и внутренним озеленением (в местах общего пользования), мойка фасадов, вывоз мусора, уборка снега зимой и листвы осенью. Проведение мероприятий по дератизации и дезинсекции объекта в местах общего пользования и технических помещениях.

3. Безопасность: обеспечение безопасности объекта и контроля доступа (круглосуточная охрана периметра здания, а также прилегающей к нему территории).
6. Оплата коммуналки: электричество, отопление, водоснабжение, в том числе относящихся к местам общего пользования.

5. Вознаграждение арендодателю. Собственно ради этого пункта владельцы офисных помещений и сдают их различным компаниям.

Все эти затраты относятся к эксплуатационным расходам, которые оплачивает арендатор. Помимо перечисленных, могут включаться еще и затраты на налоги (на имущество, на землю) и страховку. Собственник оплачивает капитальный ремонт общих инженерных систем и оборудования, здания в целом, прилегающей территории.

Как экономят арендодатели?

Тяжелые годы экономического кризиса научили собственников зданий существенно сократить размер эксплуатационных расходов. Экономия происходит на тех статьях, которые не влекут за собой ощутимого  снижения качества обслуживания. Корректируется объем и график оказываемых услуг, заключаются договоры с более дешевыми подрядчиками.

Самая затратная статья расходов - фонд заработной платы сотрудников, поэтому некоторые компании прибегают к сокращению одного административного работника и одного-двух технических специалистов.

Снижение частоты проведения уборок – еще один популярный метод  уменьшения расходов. Хорошо если эти меры коснутся технических помещений, где не предусмотрено постоянное пребывание арендаторов и посетителей здания.

Прибегают и к техническим новшествам. К примеру, с помощью светодиодных ламп и датчиков движения в общественных зонах можно снизить расходы на электроэнергию. Еще один способ - аренда пресскомпакторов для сбора и вывоза мусора. По подсчетам специалистов, в центрах около 50 тысяч кв. м, расходы на вывоз мусора можно сократить в четыре раза.

На чем экономить нельзя

Существует ряд позиций, по которым сокращать затраты не следует. Например, к ним относятся работы по обслуживанию инженерного оборудования. Если вовремя не выполнить эти работы, из-за преждевременного износа все может выйти из строя, что повлечет за собой серьезные дополнительные вложения.

С осторожностью следует относиться к снижению периодичности услуг (клининг, охрана).  

Одним словом, к экономии на эксплуатационных расходах нужно относиться очень внимательно и вдумчиво. Прежде чем секвестрировать ту или иную статью расходов, необходимо внимательно проанализировать, каким образом это отразится на жизнедеятельности объекта.

Экспертное мнение:

Виктория Божак, риэлтор:

- При выборе офиса стоит обратить внимание на его место нахождения (в каком здании, как далеко от транспортных развязок он находится, что располагается рядом), внешний вид здания. В предполагаемом офисе желательно наличие стационарного городского телефона. Сразу не стоит соглашаться, если вам предлагают офис по низкой цене и за наличные деньги.  Скорее всего, вы получите офис в аренду без официальных бумаг (договора), а значит - вас в любой момент могут попросить его освободить. Если в здании есть другие компании, то узнайте у них все об арендодателе: есть ли проблемы, какие, что требует от арендаторов, как осуществляется охрана офисов, уборка помещений, есть ли перебои с электроэнергией, водой и как часто.  Если вас все устраивает, то внимательно прочитайте договор аренды, в котором должны быть указаны обязанности сторон. Возможно, что вам удастся снизить стоимость аренды, если вы возьмете на себя часть расходов по содержанию и обслуживанию помещения: проведете за свои средства ремонт, откажетесь от услуг уборщицы и т.д.  Желательно, чтобы договор аренды имел пролонгацию. Иначе в конце года вас могут попросить оставить помещение, и вы напрасно потратите деньги на обустройство своего офиса.